Obligatoriedad de conservación y destrucción de la documentación

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, establece una serie de obligaciones para los sujetos obligados en relación con el almacenamiento y la destrucción de documentación. Estas obligaciones son fundamentales para garantizarla y prevenir actividades ilícitas.

¿Dónde se regula la obligatoriedad de la conservación y el archivo de la documentación?

Podemos encontrar la regulación en dos artículos distintos. Por un lado, en el artículo 25 de la Ley 10/2010 de 28 de abril de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo. En este apartado encontramos información importante como la obligatoriedad de conservar durante un período de diez años toda aquella documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la propia Ley.

Por otro lado, el artículo 28 del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley de PBC/FT, nos indica que los sujetos obligados conservarán toda la documentación obtenida y generada en aplicación de las medidas de diligencia debida, con inclusión de todas aquellas copias de la documentación de identificación, declaraciones de cliente, documentación e información aportada por el cliente, documentación contractual y resultados de análisis efectuados. Toda esta documentación se guardará por un periodo de 10 años.

Tipo de documentación para almacenar

La documentación que debe ser conservada incluye, pero no se limita a:

• Registros de Operaciones: Detalles de todas las transacciones realizadas, incluyendo la fecha, el monto y las partes involucradas.
• Identificación de Clientes: Información completa sobre la identidad de los clientes, incluyendo documentos de identificación, direcciones y cualquier otra información relevante.

• Correspondencia y Comunicaciones: Cualquier comunicación relevante entre el sujeto obligado y el cliente, así como con otras partes involucradas en las transacciones.

¿Cómo se debe almacenar esta documentación?

Tanto el artículo 25 de la Ley de PBC/FT como el artículo 28 del Reglamento del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley de PBC/FT nos indican lo mimo respecto a la forma de almacenar la documentación.

Los sujetos obligados, almacenarán – según ambos artículos – todas las copias y documentos de identificación, en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen la integridad, la correcta lectura de los datos y la imposibilidad de manipulación.

Además de los documentos de identificación, también se almacenarán en los mismos soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, las copias de los documentos acreditativos de la realización de operaciones de ingreso o retirada.

Restricción de la documentación

Además de la obligatoriedad de almacenar durante 10 años la documentación, existe otra obligación respecto de la restricción de la misma.

Los sujetos obligados deben implementar las medidas adecuadas para asegurar que únicamente el personal autorizado tenga acceso a la información una vez hayan pasado 5 años desde la finalización de la relación de negocios. Cuando este plazo se ha cumplido se establecen una serie de medidas para que únicamente las personas autorizadas de forma interna puedan acceder a todos los documentos de su cliente.

¿Qué ejemplos de medidas pueden tomar las empresas?

• Control de acceso: Implementar controles de acceso ya sean físicos o digitales, como por ejemplo llaves en el despacho dónde se almacene la documentación o contraseñas o cifrado para los dispositivos electrónicos.
• Autorización del personal: Documentar quién o qué personas son las autorizadas para poder acceder a dicha documentación y así asegurarse de que todos los empleados son conocedores de las medidas de seguridad.
• Registro de acceso: Habilitar algún tipo de registro para controlar quién y cuando las personas entran en los expedientes restringidos.

¿Es una obligación legal para todos los sujetos obligados?

Sí, tanto la restricción de la documentación como el almacenamiento de la misma, es de obligado cumplimiento para todos los sujetos obligados de la Ley de PCB/FT.

Obligación de destrucción

Además del almacenamiento y la restricción, la Ley 10/2010 también se establecen las medidas sobre la destrucción una vez han expirado los 10 años de almacenamiento. Se debe realizar la destrucción de toda la documentación, tanto la almacenada en forma física como la almacenada en soporte electrónico.

Métodos de destrucción

Los métodos de destrucción deben ser adecuados para el tipo de documentación y garantizar que la información no pueda ser recuperada. Algunos métodos comunes incluyen:

• Trituración: La trituración de documentos en papel es una práctica común que garantiza que la información no pueda ser reconstruida.

• Destrucción Electrónica: Para la documentación almacenada en formato digital, se deben utilizar métodos de destrucción electrónica que aseguren la eliminación completa de los datos, como el borrado seguro de discos duros y otros dispositivos de almacenamiento